英文メールでお願いするときの件名は?この3単語で絶対上手に書ける!

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Kaiei

Kaiei

こんにちは、コーチング英会話専門家のアラフォーのKAIEIです。

元ガテン系のトラックの運ちゃんで、30代から英語の勉強を始めました。

留学、英会話スクール、英語教材などいろんな方法を試して遠回りや挫折を経験しました。

その後TOEIC900を取得して外資系企業に転職、海外勤務を経て起業、現在アメリカ在住です。

仕事を効率的に進めていく上で、ビジネスメールは欠かせないツールです。メールの内容だけでなく、用件が一目でわかる件名も重要なポイントになります。

「英語でどうやって簡潔な件名を書けばいいのだろうか」と難しく考える必要はありません。今回紹介する3つの単語を使えば、誰かにお願いする際に送る英文メール件名を書くことができます

外国人の友達や仕事仲間にメールを送る際に気軽に使ってみてください。

 

英文メールでお願いするときの件名|Regarding

最も基本的な単語が、Regardingです
原形であるregardがもともと「関係する」という意味を持つので、そこから派生して「~に関して」という意味になっています。

日本語でいえば、「~について」という表現にあたります。日本語のメールの件名でもよく使われるのと同じく、この単語も非常によく使われています。ざっくりと確認したい内容があるときに使うと便利です。

例)Regarding tomorrow’s meeting
     (明日の会議について)
       Regarding promotion event
     (プロモーションイベントについて)

この単語はとてもシンプルなので、具体的に「~がしてほしい」というお願いをする際にはあまり向かないといえるでしょう。あくまで「内容の確認程度」として使うようにしましょう。内容以外にも、状況に応じて場所や時間などを付け加えるとよりわかりやすく伝えることができます。

例)Regarding meeting on next Friday
    (来週金曜日の会議について)
       Regarding welcome party in Shinjuku
    (新宿での歓迎会について)

英文メールでお願いするときの件名|Request

日本語でも「リクエスト」という言い方は浸透しているので、意味がわかるという人が多いでしょう。

この単語は「依頼」という意味になっているので、日本語のメールの件名では「お願い」という意味にあたります。” Request for~”の形で使い、この後ろにお願いしたい内容を書き加えて使うことができます。

この表現は、先ほど紹介したRegardingよりもある内容を依頼したいという意味合いが強くなってきます

例)Request for approval
     (ご承認のお願い)
       Request for estimate
     (見積もりのお願い)

このほかにもメールの件名で定番の「要返信」、「要対応」などのフレーズもこのRequestを使って表すことができます。

例)Reply Requested
     (要返信)
       Action Requested
     (要対応)

また、返信すべき内容、対応すべき内容を付け加えたいときは、このフレーズの後ろに「:(コロン)」を付け、その後に内容を書くことができます。

例)Reply Requested: New project report
     (要返信:新プロジェクトの報告書)
       Action Requested: Meeting next week
     (要対応:来週の会議)

英文メールでお願いするときの件名|Please

これは英語ではもはや英語ではおなじみの単語ですね。「プリーズ」と聞けば誰もがお願いしていることがわかります。これは相手に直接「~してください」と訴えかけたいときに使えるフレーズです。

先ほどのRequestに比べてより具体的なお願いをする場合に適しています。そのため、どういう依頼をしたいのかが相手にわかるような内容にすることが望ましいです

例)Please confirm project list
     (プロジェクトのリストを確認してください)
       Please bring new product
     (新商品を持ってきてください)

英文メールでお願いするときの件名|件名を書くときのポイント


お願いするメールの件名に使う単語はこれでわかりました。
続いては件名を書く上で注意しておかなければならないポイントを押さえておきましょう!

できるだけ簡潔に

だらだらと長くなってしまうと、読み手にお願いしたい内容が伝わりづらくなってしまいます。件名はできるだけ短くコンパクトにして、読み手に伝わりやすいように心がけましょう。

基本的には3~5単語ほど。長くても7単語くらいにするようにしましょう。そのため、余計な言葉は徹底的に削減し、本文内で済む内容は省くようにしましょう。あれもこれもと内容をつめこんだ件名はかえってみづらくなってしまいます。

締め切りを記載する

これは特にビジネスメールにおいて重要なポイントです。決まった日程までにお願いしたいことがある場合はその日程を忘れずに記載しましょう

日程が書いてあれば、読み手はその日程を意識してくれるので、お願いを聞いてくれるようになります。

例)Please reply by Thursday: Project report
    (木曜日までに返信ください:プロジェクトの報告書)

大文字で強調する

読み手に強烈な印象を与え、意識にとどめるようにさせるには、重要な部分を全て大文字で表記するのが効果的です
大文字にすればそれだけ存在が大きくなるので、強調するのにぴったりです!

ただし、件名の全てを大文字にすることはやめましょう。かえって読みにくくなり、迷惑メールと誤解されてしまうこともあります。

例)REPLY REQUESTED: Tomorrow’s meeting
    (要返信:明日の会議)

英文メールでお願いするときの件名のまとめ

今回は英文メールでお願いする件名の書き方をご紹介しました。

この 「Regarding」、「Request」、「Please」の3つさえ覚えておけばお願いメールの件名に対応することが可能です。お願いする内容をちゃんと書き起こしたら、この3つの単語を役立ててください。

さらには、件名を書くときのポイントを合わせて紹介しました。それが、「できるだけ簡潔に」、「締め切りの記載」、「大文字で強調」の3つでしたね。

これらも忘れずに抑えておくことで、読み手にお願いが伝わりやすくなります。今後、ビジネスメールを書く際にぜひとも参考にしてください!