近年、多くの企業が海外とのビジネスを行うようになってきました。ビジネスを行ううえで英語でのビジネスメールが必要不可欠となってきます。
しかし、メールを送ったにも関わらず返信がないとスムーズなビジネスが行えません。
とは言え、催促のメールを送りたくても書き方が分からなかったり、間違った英語表現を使ってしまうと相手先に失礼なメールを送ってしまうことにも繋がります。
今回は、英語でのビジネスメールの催促の書き方について紹介します。
監修者
Taka
3ヶ月でTOEIC900(今920)・試験対策ナシで英検準1級一発合格・1ヶ月でVERSANT50・留学（大学／語学／ワーホリ）3カ国（オーストラリア・カナダ・アメリカ）・外資系／海外勤務経験・海外在住歴10年以上・アメリカ人と結婚／シャドーイング歴1年以上（シャドテンアンバサダー）・オンライン英会話／英語コーチング／英会話教室／英語学習アプリ／子ども英会話の受講＆取材経験39社以上
英語ビジネスメールの催促｜催促メールを送る際の件名の書き方
件名には、あなたが相手へメールを送る目的をはっきりと書く必要があります。
はっきりと書くことでメールを見てくれるチャンスが増えます。
下記が、その一般的に催促メールで使われる件名です。
催促メールの一般的な件名
相手先へ忘れないように思い出させるときに使います。
”Reminder：○○” 「○○についてのご確認」
丁寧な表現の催促メールの件名
”Plesase Replay：○○” 「○○について返信をお願いします」
緊急時の催促メールの件名
”Urgent：○○” Urgent＝緊急という意味です。件名のみで緊急であることが相手に伝わります。
その他にも使われる催促メールの件名
”Response Requierd：○○” 「必要とされる反応：○○について」
英語ビジネスメールの催促｜催促メールの本文の書き方
催促メールの本文の書き方には、4つのパートに分けて書くことが出来ます。
それぞれのパートごとに催促メールでよく使われるフレーズを紹介します。
1.宛名を書く際に使うフレーズ
催促メールの本文を書く際に、直ぐにでも催促メールの内容を伝えたいと考えますが、
まず初めに相手の宛名を書くことでメールを確認してもらえる可能性が高くなります。
宛名の書き方は、とてもシンプルです。
相手をとてもよく知っている場合
Hi,[相手の名前]. (こんにちは[相手の名前]さん)
Mr./Mrs./Miss[相手の名前]. (こんにちは[相手の名前]さん)
相手をよく知らない場合
Dear Mr./Mrs./Miss[相手の名前]. (親愛なる[相手の名前]様)
2.丁寧な表現で催促メールであることを伝えるフレーズ
本文のメインの書き出しとしては、肯定的なメッセージから始めることでスムーズに相手へ催促メールであるということを伝えることが出来ます。
This is just a friendly reminder that ~.
(～について念のためお知らせいたします。)
This is just to let you know that ~.
(～について念のためお知らせいたします。)
This is just a friendly reminder that I’m waiting for your reply.
(お返事をお待ちしていることを、念のためご連絡申し上げます。)
Since we are in a bighurry, please get back to us as soon as possible.
(急いでいるので、できるだけ早めの返信をお願いします。)
Your immediate response is highly appreciated.
(早めにご返信頂けると幸いです。)
下記のフレーズの後には、返信が欲しいメールを貼り付けます。
I would like to remind you that I still have not received your response about the below email.
(下記のメールに対して、まだお返事が頂けてないことをご連絡申し上げます。)
I would be grateful if you could let us have your answer concerning this matter.
(この件に関してのご回答を頂けますと幸いです。)
I was wondering if you have had chance to look at the e-mail below.
(下記のメールをお読みいただけたでしょうか?)
3.メッセージの目的を細かく正確に伝える際に使うフレーズ
ここでは、催促メールの目的を明確に伝える必要があります。
支払い・出荷・仕事・配達などの期限が迫っていたり、期限が過ぎていることなどを明確に伝えます。
~ is due on Monday next week.(JP Time)
(～は来週月曜日(日本時間)が締め切りです。)
Your first payment is due on May 20th.
(あなたの最初の支払いの期限は5月20日です。)
4.メッセージを送った相手へどのようにしてほしいかを伝えるフレーズ
相手へ丁寧に「お願い」「ありがとう」の意味を込めてどのようにしてほしいか伝えます。
If you could please reply to this email as soon as you have time.
(お時間があればこのメールに返信をお願いします。)
I’ll look forward to your response.
(お返事お待ちしております。)
Appreciate if you can kindly get back to me by EOD(end of day) today.
(本日末までにご返信いただければ幸いです。)
Sorry to bother you, but I wanted to make sure.
(申し訳ございませんが、念のため。)
英語ビジネスメールの催促｜催促メールを送る際の結びの書き方
催促メールの結びの言葉はとてもシンプルですが、無理に急かしているという印象を与えず、
相手が行動で返してあげなければという心理に働きかけます。
下記の結びのフレーズをメールの署名の前に書きましょう。
Appreciate your kind cooperation in advance.
(ご協力頂けることに感謝いたします。)
Thank you for your understanding.
(ご理解頂けると幸いです。)
Thanks for taking time to read any reply to this reminder. I appreciate it.
(催促メールをお読み頂きありがとうございます。感謝いたします。)
署名の部分には、名前/会社名(部署名)/住所/電話番号/メールアドレスなどを書きます。
Taro Suzuki (あなたの名前)
1-2-3 xxxxx cho Chiyodaku Tokyo,Japan (住所)
101-0000 (郵便番号)
XXX Co., Ltd. (会社名)
Tel: +81 3 XXX XXXX (電話番号)
Mail: XXXXXXXX@XXX.co.jp (メールアドレス)
英語ビジネスメールの催促の書き方のまとめ
英語でのビジネスメールのほとんどは海外とのやり取りため、時差によってメールのやり取りがスムーズに行えない場合が多くあります。
今回は、英語での催促メールの書き方について下記のパートごとに紹介しました。
・催促メールを送る際の件名の書き方
・催促メールを送る際の本文の書き方
・催促メールを送る際の結びの書き方
相手から返信がなく、どんなに急いでいても催促メールを送る際は、相手への配慮を心がけましょう。
また催促メールを送る前に一度メールを送信出来ているか確認し、下書きに入っていないか、
通信エラーになっていないかを確認しましょう。
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